POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN IKBO S.A.S.
1. Nota preliminar.
El presente documento consagra la Política de Tratamiento de los datos personales de las personas naturales (en adelante “titulares”) en IKBO S.A.S., en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, “Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”, el Decreto 1377 de 2013, y las demás normas que la reglamentan, modifican, complementan o suprimen.
El propósito principal de esta Política de Tratamiento es poner en conocimiento de los titulares de los datos personales tratados por IKBO S.A.S los derechos que les asisten, los procedimientos adoptados por la aplicación para hacer efectivos esos derechos, así como la finalidad con la cual serán tratados sus datos en caso de otorgar la autorización expresa, previa e informada.
2. Definiciones preliminares.
De conformidad con las leyes aplicables en el tratamiento de datos personales, las siguientes acepciones tendrán dentro de este documento el significado que se encuentra en frente de cada una:
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información asociada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o por determinar.
Responsable: Persona natural o jurídica que por sí misma o en asocio con otros, decide sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los mismos.
Encargado: Persona natural o jurídica que realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
Titular: Persona natural cuyos datos son tratados.
Tratamiento: Cualquier operación o acción que se realiza sobre los datos personales, como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
3. Responsable del Tratamiento.
IKBO S.A.S., es responsable del tratamiento de datos personales de los titulares respecto de los cuales trate información y/o obtenga autorización, sobre los cuales decidirá de forma directa y autónoma. Sus datos de contacto son:
N.I.T.: 901.031.352
Domicilio: Bogotá D.C.
Dirección: Carrera 14 No. 79-78, Oficina 602
Correo electrónico: notificaciones@ikbo.co
Teléfono: +57-1-546-6611
4. Tratamiento y Finalidades.
El tratamiento de los datos personales de los titulares por parte de IKBO S.A.S. implica la recolección, almacenamiento, organización, uso, circulación, transmisión, transferencia, actualización, rectificación, supresión, eliminación y en general la ejecución de cualquier operación sobre los mismos, de conformidad con la autorización recibida de los titulares y las finalidades señaladas a continuación:
Postulantes a ofertas de trabajo o vacantes: los datos personales serán tratados con el fin de adelantar, directamente o a través de un tercero, los respectivos procesos de selección y contratación de personal, lo cual incluye verificación de datos, citación y aplicación de pruebas, envío de información por cualquier medio de comunicación, llamadas a referencias, práctica de exámenes médicos de ingreso y comprobación de antecedentes judiciales o disciplinarios.
Empleados: los datos serán tratados para gestionar el inicio, desarrollo y terminación de la relación laboral que surja entre el empleado e IKBO S.A.S., verificar datos y referencias, el pago de salarios y prestaciones sociales, planeación y desarrollo de planes de capacitación, bienestar, y promoción, establecer un canal de comunicación (teléfono, correo, mensaje, etc) eficiente para el desarrollo de la relación laboral, afiliación al sistema de seguridad social, resolución de conflictos y defensa judicial, atención en caso de emergencia, diseño y ejecución de planes de salud ocupacional, prevención de riesgos laborales, liquidación, y en general para asegurar el cumplimiento de todas las obligaciones legales, reglamentarias y contractuales que surgen para el empleado y/o IKBO S.A.S. con ocasión de la relación laboral, así como para su transmisión a los clientes, contratistas o proveedores, cuando sea estrictamente necesario para la gestión y desarrollo del objeto de la relación civil o comercial que exista entre éstos e IKBO S.A.S.
Contratistas y Proveedores: los datos serán tratados para contactar y contratar a proveedores de bienes y servicios, verificar datos, gestionar el adecuado cumplimiento del objeto y obligaciones del contrato celebrado con el respectivo proveedor o de la relación comercial establecida con éste, gestionar administrativa, financiera y contablemente el pago de honorarios o sumas correspondientes, el ejercicio de acciones judiciales, y en general para adelantar todas las actividades que sean necesarias para el desarrollo de la relación comercial, incluida su transmisión a los encargados, como también su transferencia a clientes o terceras personas que requieran de sus servicios o el suministro de bienes.
Clientes y empleados, colaboradores o personas designadas por los clientes para la ejecución del servicio: los datos personales de los clientes o los datos personales que los clientes suministren de sus representantes, empleados, dependientes y colaboradores, serán tratados para la verificación de los datos y estudio de antecedentes con el fin de establecer y dar inicio a la relación comercial correspondiente, gestionar su desarrollo, realizar la gestión contable, administrativa y tributaria de los pagos correspondientes por los servicios o productos comercializados por IKBO S.A.S., mantener un histórico de relaciones comerciales y cumplir con las obligaciones legales y reglamentarias derivadas de éstas, brindar soporte a través de cualquier canal de comunicación, atender peticiones consultas, solicitud de información, resolución de conflictos, defensa judicial, trámite de acciones, la liquidación y terminación de la relación cuando haya lugar a ello, el envío de información comercial de nuestros servicios y productos o de nuestros aliados a cualquier canal de comunicación. El tratamiento de estos datos incluye su transmisión a los encargados cuando sea necesario para la ejecución del servicio o las obligaciones derivadas de éste. Respecto de la información suministrada por el cliente, sus empleados, dependientes o colaboradores en la cuenta de GrowerApp, IKBO S.A.S. es Encargado del Tratamiento, y en tal calidad sólo realiza el tratamiento de los datos para los fines establecidos por el cliente que tiene la calidad de Responsable del Tratamiento y en consonancia con los servicios y herramientas propios de GrowerApp, cuyo uso y manejo define el propio cliente.
Público en general: los datos serán tratados para brindar acceso a los servicios de prueba o demos, hacer seguimiento, directa o indirectamente, y por cualquier medio, del uso de los mismos, enviar información comercial de nuestros servicios y productos o de nuestros aliados a correos electrónicos, líneas telefónicas o cualquier otro canal de comunicación de tales titulares, la atención de peticiones, consultas, solicitudes de información y cualquier comunicación formulada por los titulares.
En adición a las finalidades descritas, IKBO S.A.S tratará los datos personales de los titulares para fines estadísticos, el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias a las que se encuentra sujeta la Sociedad, así como para las demás finalidades para las cuales los titulares otorguen su autorización en el proceso de recolección de los datos personales.
Los Encargados o terceros que tengan acceso a los datos personales por virtud de la Ley o contrato, harán el tratamiento exclusivamente para las finalidades mencionadas y en los términos de la respectiva autorización.
5. Tratamiento de datos especiales.
5.1 Datos sensibles
Cuando en desarrollo de sus procesos internos IKBO S.A.S. requiera tratar datos sensibles, aplicará las limitaciones legales correspondientes al tratamiento de dichos datos, por lo cual se asegurará que:
a) El Titular haya dado su autorización explícita para dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización,
b) El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado, en cuyo caso los representantes legales deberán otorgar su autorización,
c) El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial, o
d) El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica.
5.2 Datos personales de niñas, niños y/o adolescentes
IKBO S.A.S. no trata datos personales de menores de edad, distintos a los datos de naturaleza pública de sus empleados, y para temas de bienestar y afiliación a sistemas de seguridad social asociados a los procesos de recursos humanos. No obstante, en caso de ser estrictamente necesario el tratamiento de datos de menores de edad en desarrollo de sus procesos internos, IKBO S.A.S. lo haría teniendo en cuenta los siguientes lineamientos:
a) Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
b) Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.
c) Que se valore la opinión del menor cuando éste cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
d) Que exista autorización para el tratamiento de los datos por parte del representante o tutor del niño, niña o adolescente.
6. Vigencia del Tratamiento.
El tratamiento de los datos personales tendrá una vigencia igual al periodo en que se mantenga la finalidad o finalidades para las cuales la información fue recolectada, o el periodo de vigencia que señale la ley, contrato o sentencia según corresponda.
7. Autorización.
Cuando IKBO S.A.S. requiera tratar información, solicitará la autorización del titular al momento de la recolección de los respectivos datos.
Esta autorización deberá ser expresa, bien sea de manera oral, escrita o mediante conducta inequívoca, y debe incluir las finalidades específicas del tratamiento para las cuales se solicita el consentimiento. La autorización será obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
De conformidad con la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, no será necesario solicitar autorización cuando se trate de:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.
En todo caso, esta información será tratada de conformidad con lo que establece la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y esta Política.
8. Derechos de los titulares.
En virtud de la ley, los titulares de los datos personales tienen los siguientes derechos:
a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a IKBO S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento, y frente a los Encargados del Tratamiento. Los derechos de actualización y rectificación se podrán ejercer, entre otros, frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado en los términos de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
b) Solicitar prueba de la autorización otorgada a IKBO S.A.S. salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en su defecto con las normas que la reglamenten, adicionen, ejecuten, complementen, modifiquen, supriman o deroguen).
c) Ser informado por IKBO S.A.S o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, después de agotado el trámite de consulta o reclamo ante IKBO S.A.S.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Autoridad de Protección de Datos Personales de Colombia haya determinado que en el tratamiento el Responsable y/o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la Ley 1581 de 2012 y/o a la Constitución.
La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos o el Responsable tenga el deber legal o contractual de continuar con el tratamiento.
f) Acceder en forma gratuita a sus datos personales que sean objeto de tratamiento. El titular puede consultar de forma gratuita sus datos personales: (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que existan modificaciones sustanciales de las directrices de tratamiento de la información que lo motiven a hacer nuevas consultas.
9. Procedimientos para el ejercicio de los derechos de los titulares.
De conformidad con el objeto de esta Política, los derechos del titular son: conocimiento, acceso, rectificación, actualización, revocatoria y supresión de sus datos personales (siempre que no exista un mandato legal, jurisprudencial o contractual que faculte a IKBO S.A.S. para continuar con el tratamiento). El titular puede ejercer sus derechos, mediante una consulta o un reclamo dirigido al correo electrónico notificaciones@ikbo.co.
a. Procedimiento de Consulta
Los titulares podrán formular una consulta al correo notificaciones@ikbo.co cuando deseen acceder o consultar su información personal que reposa en las bases de datos de IKBO S.A.S., para lo cual deberán adjuntar copia del documento de identidad. Si quien formula la consulta es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar copia de su documento de identidad y el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder).
La consulta, presentada de acuerdo a lo indicado en precedencia, será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, el interesado será informado de dicha situación, expresándole los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
b. Procedimiento de Reclamo
Los titulares podrán presentar al correo notificaciones@ikbo.co un reclamo cuando consideren que la información contenida en una base de datos de IKBO S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012 o el Decreto 1377 de 2013.
El reclamo deberá contener la identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y la dirección, y deberá ir acompañado por la copia del documento de identificación, y si quien formula el reclamo es un representante legal y/o apoderado del titular, deberá adjuntar también el documento que acredite la calidad en la que está actuando (poder). Adicionalmente, el reclamo deberá ir acompañado por los demás documentos que se quiera hacer valer.
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo. En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, lo cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.